Privacyverklaring Sakura Hospitality Solutions.
1. Inleiding
Sakura Hospitality Solutions verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. We doen er graag alles aan om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. Sakura Hospitality Solutions handelt binnen de kaders van de wet.
2. Opbouw privacyverklaring
Sakura Hospitality Solutions is verantwoordelijk voor verwerking van uw gegevens, die haar toekomen in uitvoering van haar werkzaamheden, welke bestaan uit het coachen van ondernemers, business development van bedrijven en het onderdeel zijn van een projectteam. In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook lichten wij toe voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als betrokkene heeft en een mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Sakura Hospitality Solutions.
3. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een bepaald persoon. Voorbeelden hiervan kunnen zijn uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Maar ook persoonlijke kenmerken kunnen worden benoemd als persoonsgegevens.
4. Bent u verplicht persoonsgegevens te verstrekken?
Ja, in sommige gevallen wel. Als u besluit van onze diensten gebruik te maken, is het nodig om deze gegevens te verkrijgen.
5. Gegevens verzameld bij anderen?
Wij verzamelen geen gegevens van derde partijen. Wij verwerken alleen gegevens van de betrokkenen zelf.
6. Wie is de functionaris van gegevensbescherming of privacy officer?
Sakura Hospitality Solutions heeft geen functionaris gegevensbescherming in dienst. Voor vragen over onze privacyverklaring of daaromtrent kun je een mail sturen naar het e-mailadres samantha@sakura-hospitality.com
8. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?
Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u:
Categorie 1 Naam en contactgegevens: Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
Voor het (gebruik) maken van foto’s voor onder andere onze website of nieuwsbrief zullen we altijd mondeling toestemming vragen.
9. Voor welke doelen gebruiken we uw gegevens?
Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen.
A. Leveren van diensten
Versturen facturen
Opmaken van overeenkomst c.q contract
B. Onderzoek en statistiek
Bijhouden van aantal nieuwe klanten per regio
Analyseren van deze data
Verbeteren van onze website
C. Juridische geschillen
Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil
Wettelijke verplichtingen
10. Voor welke diensten gebruiken we uw gegevens?
Voor het op een concrete wijze uitvoeren van de diensten die wij leveren, gebruikt Sakura Hospitality Solutions persoonsgegevens uit de 1e categorie. Dit heeft als doel het kunnen bereiken van de verschillende medewerkers en facturen uit te kunnen sturen.
11. Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?
Overeenkomst: Sakura Hospitality Solutions gebruikt persoonsgegevens voor het uitvoeren van een overeenkomst tot het verlenen van diensten. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in het systeem.
Toestemming: als we foto’s maken en gebruiken zal het op basis van mondeling toestemming gebeuren.
12, Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming
Sakura Hospitality Solutions maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat Sakura Hospitality Solutions bijvoorbeeld niet aan profiling doet.
13. Delen we de gegevens met andere partijen?
Sakura Hospitality Solutions maakt gebruik van een aantal leveranciers voor bijvoorbeeld softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons.
Deze leveranciers zijn onze verwerkers en wij hebben een verwerkers overeenstemming gesloten om afspraken vast te leggen over bijvoorbeeld de zorgvuldige omgang met uw gegevens. Het kan voorkomen dat Sakura Hospitality Solutions verplicht is om op grond van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties. Dit doen wij alleen indien deze wettelijke plicht bestaat, anders niet.
Sakura Hospitality Solutions zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat we afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.
14. Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?
Sakura Hospitality Solutions heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen nu binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacy verordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden. Op het moment dat de gegevens buiten de EU worden gebracht is dit immer in een gebied dat voldoet aan de vereisten binnen de AVG.
15. Hoe beveiligen we uw gegevens?
Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft Sakura Hospitality Solutions een strikt beleid als het hierom gaat. Zoals onder. 14 van dit statement is duidelijk gemaakt verwerken we in principe alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terechtkomen. Sakura Hospitality Solutions zorgt ervoor dat wanneer gegevens door een derde partij worden verwerkt, een bewerkingsovereenkomst is met deze partij waarin eenzelfde niveau van privacybescherming wordt gegarandeerd.
16. Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Categorie 1) Naam en contactgegevens
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat.
Aan het eind van elk kalenderjaar lopen wij alle gegevens door en verwijderen we de gegevens die niet meer gebruikt (gaan) worden.
Categorie 2) Betaalgegevens
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en daarna nog 7 jaar.in het geval van een betaalde dienst, bewaren we de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Dat is de wettelijke verplichte bewaartermijn.
17. Welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?
Sakura Hospitality Solutions vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen u kunt gebruikmaken van de volgende rechten:
Recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
Recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
Recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
Recht van beperking: gedurende de periode dat de bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
Recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst:
Recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen.in het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.
Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar samantha@sakura-hospitality.com
18. Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens
Sakura Hospitality Solutions vind het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
19. Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen via samantha@sakura-hospitality.com